Podría entenderse que los minimalistas no son personas productivas pues tanto recortar en utensilios y actividades parece declarar tener ganas de aburrirte o querer no tener nada que hacer. Sin embargo, esto está muy lejos de la realidad: los minimalistas proponen simplificar tu vida para dirigir tus esfuerzos a lo importante, no recortar para simplemente no dejar nada. Recordemos que si uno recorta demasiado, la vida se complica en el otro sentido, hay que encontrar el punto óptimo que funcione para ti.

Para ello, la productividad minimalista tiene una premisa básica a la que se subordinan todas las demás: lo importante es hacer lo importante.

Este manifiesto, si bien parece muy obvio, no es baladí. Resulta que la queja fundamental de los minimalistas respecto a otros sistemas de gestión como el GTD (Getting Things Done) de David Allen es que se centran demasiado en los pasos. Es decir, se emplea más esfuerzo en el sistema mismo, adoptarlo, actualizarlo y mantenerlo en funcionamiento, que en el propio objetivo de su existencia, que es llevar a cabo tus tareas.

Uno de los minimalistas por excelencia, Leo Babauta, que ha escrito bastantes libros sobre el “enfoque” en la era de las distracciones electrónicas e innumerables artículos sobre productividad personal, se encontró con este problema de exceso de complejidad y desarrolló su propio sistema llamado Zen To Done sobre el que escribió un libro.

«Zen To Done combina algunos de los mejores aspectos de otros sistemas de productividad populares (GTD, Stephen Covey y otros) fusionándolos con el mandato de la simplicidad: hacer las cosas lo más simple posible y nada más».

Principios básicos del ZTD

La verdad es que ZTD tiene unos diez capítulos, es un libro muy completo y abarca casi todas las áreas de la vida, incluso tiene uno de «encontrar tu pasión», pero en vistas a hacer un resumen y enfocarnos en las actividades, estos son para servidora los puntos más lógicos e importantes de este sistema de productividad minimalista:

Recopilar todo a un lugar

Tenlo todo en un sólo sitio y apúntalo todo. En general aquí se sigue el mismo sistema de GTD en el sentido de sacar las cosas de tu cabeza para no estar pendiente de recordarlas, pero no tienes varias "bandejas de entrada", elige un sitio, ya sea una agenda, una Bullet Journal o una simple hoja de papel y apunta todo lo que tienes que hacer ahí. Todo se reduce a listas y a ejecutar lo que está anotado, nada más.

Si se refiere al correo electrónico ten una sola dirección o bien una aplicación donde puedas ver todas las direcciones en un sólo lugar. Parecido sería con las redes sociales o las aplicaciones de comunicación.

La lógica subyacente es simple: dividirse, divide. Si tienes los focos de tu atención en varios sitios, tu atención también se divide y merma con ella. No necesitas mil aplicaciones, necesitas sólo una, ya sea esta digital o analógica. Siempre la complejidad y el abarrotamiento es contraproducente así que tienes que buscar la forma de concentrar las entradas al mínimo y evitar buscar nuevas actualizaciones o complicaciones del sistema por más divertido que sea porque es una pérdida de tiempo. Si una hoja basta, no compliques algo que ya funciona.

Procesar

¿Qué hacer con cada cosa? Lo que sea, pero ahora. No lo dejes para más tarde, no dejes que se acumule. Con la misma premisa de no tener camisetas "por si acaso", no necesitas apuntar tareas que no sabes cuándo vas a realizar ni qué hacer con ellas. Si la cosa no se puede hacer ya, tiene que tener por adelantado un tiempo para hacerse, sino, al más puro estilo de la moral estoica: no vale la pena pensar en ella.

También hay un paso de revisar, que viene a ser que frecuentemente liberes lo que caducó, ya no se puede hacer, lo hayas delegado o simplemente decidieras no hacerlo.

Planificar y pasos de bebé

Estructuras tu día y tu semana para evitar hacer lo primero que te asalte en vez de lo importante. En este caso toma un punto del libro de Stephen Covey, Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, en el sentido de que se programan las “grandes rocas”, o grandes tareas que tienes que hacer, y eso es lo importante, lo demás se subordina.

También se espera que las pongas en las primeras horas del día y que evites toda distracción mientras las estás haciendo: «La multitarea no existe, si estás haciendo varias cosas no estás haciendo nada». Y que si las tareas son muy grandes, las dividas en acciones más pequeñas ('baby steps'). O, si ocupan mucho tiempo, que las atiendas en bloques temporales, por ejemplo, con pomodoros.

Organizar: mantenlo despejado.

Tu vida podría estar organizada con una sola regla: cada cosa en su sitio. Las cosas tienen su “casa”, si un objeto cambia de lugar constantemente hay tres posibles problemas, quizá cuatro: o bien no tiene sitio (hay que dárselo), o bien no lo colocas en su sitio (hay que hacerlo) o bien es tiempo de considerar que esa cosa te sobra, o bien si directamente no te queda sitio o no puedes recordar cuál es porque son muchas, hay una gran cantidad cosas que sobran.

Que cada objeto o tarea tenga un sitio y sólo uno, preferiblemente, no sobre las superficies planas como mesas o sillas porque tienden a apilarse y las cosas "enterradas" se pierden, no se hacen y ademas causan ansiedad.

Sigue la rutina y el flujo natural. Elimina lo sobrante y mantenlo lógico.

Es recomendable ser rutinario, las rutinas ordenan el caos. En general las rutinas son personales y a ti te puede ir bien ir a la lavandería a las 8 y al gimnasio a la media noche y a otros no, no se te especifica horario fijo, pero siempre es recomendable tener uno propio, una especie de Tetris con tus necesidades, que se hace una sola vez y después te dedicas a repetirlo en piloto automático, lo que libera tu mente de pensar en ellas.

Las cosas han de estar en su sitio pero ese sitio debe ser lógico, es decir, cerca de donde se usan en su flujo natural, esto simplifica la búsqueda y los trayectos. Las rutinas y hábitos, por tanto, también han de ser lógicos: lo que haces debe dirigirte a los objetivos. Ergo, lo importante son sólo esas tareas que te dirigen a tus objetivos. Simplifica los compromisos y el flujo de información entrante a lo básico, elimina sin piedad todo lo superfluo. Asegúrese de que tus proyectos y tareas se alinean con tus metas. Y por supuesto, ten metas.