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El correo electrónico es un ejemplo maravilloso de relación amor-odio. Por una parte nos brinda la posibilidad de comunicarnos con cualquier persona que imaginemos, independientemente del lugar en el que se encuentre y de la cercanía o lejanía respecto a nuestro círculo social. Pero, por otra parte, **el correo electrónico es un serio adversario para la productividad**, restándonos tiempo frecuentemente y añadiendo una preocupación extra cada día (mantener la bandeja de entrada a cero).

Muchos expertos y *gurús* tratan de eliminar de raíz la parte negativa de tener una cuenta de correo electrónico, pero la realidad es que no deja de ser una utopía. **Es imposible no recibir correos electrónicos o hacer que estos no afecten negativamente a nuestra productividad diaria**. Ambas acciones van intrínsecamente asociadas a poseer una cuenta de correo electrónico.

En cambio, lo que **sí se puede conseguir es paliar esos síntomas negativos**. Paliarlos hasta niveles en los que la influencia del correo electrónico no sea ni mayor ni menor que la necesaria, aumentando así nuestra productividad diaria, despejando nuestra mente de preocupaciones y logrando el tan ansiado “inbox cero”.

Estos son unos simples pasos con los que podrás aproximarte más a esa relación ideal con tu correo electrónico:

### Arranca de raíz las *newsletters* irrelevantes, los resúmenes de las redes sociales y otros.

Feng Yu | Shutterstock

Al abrir una cuenta en cualquier servicio, es necesario proporcionar tu dirección de correo electrónico, la cual utilizarán, en mayor o menor medida, para **bombardearte con información irrelevante** (en la mayoría de ocasiones). Estos correos llenarán tu bandeja de entrada y perjudicarán ligeramente tu productividad –provocan distracciones, pérdidas de tiempo (al borrarlos), etc.–, por ello, elimínalos de raíz.

Si son *newsletters*, bastará con **abandonar la base de datos de la misma.** Para ello, por lo general, bastará con hacer click en un enlace situado al final de cualquiera de las ediciones de dicha *newsletter*.

En el caso de redes sociales u otros servicios, bastará con ir a los ajustes de la misma y regular las notificaciones y los correos electrónicos que estas nos envían. Mi consejo: **elimina todas las notificaciones por correo electrónico** y sé tú el que accede a ver qué ocurre en dicho servicio –salvo que, por causa mayor, no pueda ser así–. Lo agradecerás tanto como los regalos navideños.

### No tengas miedo a desprenderte de conversaciones irrelevantes.

En mi caso personal, recibo multitud de notas de prensa y comunicados cada día. De todas ellas, me atrevería a decir que un 75% no son de mi interés. Por ello, **lo más sensato es enviar un breve correo electrónico a la agencia de comunicación** en cuestión pidiendo la eliminación completa de su base de datos o una modificación de las temáticas de los correos electrónicos que recibes.

Limita las conversaciones a lo realmente importanteDefinido así, parece un problema muy concreto, pero lo realmente importante es la “moraleja”: no tengas miedo a solicitar menos correos electrónicos o a desprenderte de hilos irrelevantes. Por ejemplo: si te incluyen en una conversación por error o tu intervención en el mismo finalizó, puedes solicitar educadamente que, en los sucesivos e-mails, **no te incluyan en copia o como destinatario.** Así evitarás notificaciones innecesarias que influyan negativamente en tu rendimiento.

### Utiliza aplicaciones de terceros que decidan lo realmente importante por ti.

Digitaltrends

Aplicaciones como Inbox, Spark, Mailbox o incluso Outlook ofrecen características como “filtros prioritarios”, notificaciones inteligentes, programación de correos electrónicos… Todas ellas, usadas de forma apropiada, **pueden ahorrarte mucho tiempo al final del día.** Sobre todo si usas el correo electrónico de forma intensa y en movilidad.

### Los filtros son tus mejores amigos.

Si no logras deshacerte de determinadas *newsletters* u otro tipo de correo irrelevante, no tienes por qué lamentarte y ceder. En estos casos, **los filtros pueden ser tus mejores amigos,** pues harán de forma automática esas tareas que tanto tiempo te restan al final de la semana.

Automatiza y tendrás una bandeja de entrada más limpia con menos esfuerzoPor ejemplo: si recibes numerosos correos electrónicos de una tienda *online* y no logras darte de baja de ellos, la solución es tan simple como crear un filtro que envíe esos correos electrónicos a la papelera o a cualquier otra carpeta. En el caso de Gmail, **puedes crear filtros en base a palabras concretas o en base a direcciones de correo electrónico**, lo que te ahorrará una gran cantidad de tiempo y mantendrá tu bandeja de entrada mucho más limpia.

También puedes crear filtros **para mantener ordenado tu correo electrónico**. Por ejemplo, yo tengo configurado un filtro que, automáticamente, mueve los recibos de compra de Amazon y otras tiendas a una carpeta llamada «Recibos». No pasan por mi bandeja de entrada pero, si los necesito, sé donde van a estar.

### Responde lo estrictamente necesario.

No trates de responder cualquier correo electrónico. Si recibes un *mail* sin preguntas –meramente informativo–, no es necesario responderlo –por lo general–. Por ejemplo: si recibes un correo electrónico cuyo cuerpo dice “Le recordamos que el evento tendrá lugar x día en x lugar”, no es necesario responder –salvo que debas confirmar la asistencia–.

Otro ejemplo: **cuando una conversación llega a su fin, no la prolongues**. No des pie a nuevos e-mails de despedida o sobreagradecimiento. Te hará perder tiempo respondiéndolos, te distraerán al recibirlos y, en mayor o menor medida, perjudicarán tu productividad.

### Organiza en carpetas.

Tanto si recibes un recibo de una compra *online* como si finalizas una conversación, haz que esos correos desaparezcan de tu bandeja de entrada. La opción más sencilla es ir archivando, aunque **los más clasificados preferirán crear bandejas personalizadas** para cada temática (facturas de la luz por un lado, tickets de compra por otros, etc.). Y es que no hay nada más bonito que una bandeja de entrada limpia y libre de correos electrónicos.

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