"La reunión será a las 9h", el correo electrónico redactado por el jefe es expeditivo. Se ve que está entusiasmado con este nuevo proyecto y quiere echarlo a andar cuanto antes, pero previamente quiere presentarlo a todo el departamento. Llega el día, y llega la hora. Los asistentes toman asiento en la sala de reuniones y para horror de todos, el jefe tiene preparada una presentación en Power Point de nosecuántas diapositivas. A partir de la décima, entre el sueño de la primera hora y el sopor de la monótona voz del jefe, la cabeza de los asistentes se va a sus diferentes asuntos. El proyecto tiene buena pinta, pero el entusiamo se diluye en el procedimiento. ¿Qué está pasando? El jefe ha caído en las garras de la burocracia: cuando se tiene una buena idea hay que ponerla en marcha cuanto antes.
Las empresas muy burocratizadas pierden la oportunidad de salir ya con el proyecto
Tras la soporífera reunión se pueden sacar tres conclusiones: que los asistentes no tienen muy claro de qué va el asunto, y como consecuencia de ello el proyecto ha perdido fuerza de forma instantánea y por último que se ha perdido un tiempo valiosísimo para ponerlo en marcha. Es por este motivo que muchos emprendedores recomiendan a las grandes empresas a recuperar el espíritu de las start-ups. ¿Se imagina alguien ahora a Jobs y Wozniak manteniendo reuniones previas para lanzar Apple? ¿Y creando Power Points o memorandos internos? No. Se lanzaron a la piscina y esta experiencia les sirvió para aprender de los errores y los aciertos, pero sobre todo, para no perder tiempo, un activo que vale oro cuando la idea es nueva y buena.
El escudo del papeleo
En Rework ponen otro ejemplo de este sabotaje permanente a la creatividad y la productividad por parte de los grandes, que por fortuna no afectó a Camper, el conocido fabricante de zapatos. La firma decidió abrir una tienda con su marca en San Francisco, y bien podían haber dejado pasar el tiempo en papeleo, planificaciones y demás, pero optaron por la vía contraria: abrieron el comercio cuando todavía no estaba terminado y para transmitir su ilusión y lo provisional del asunto, fue bautizado como "Walk in progress". En la divertida e inacabada tienda podías pintar en las paredes y los zapatos estaban apilados en cajas de cartón, hasta el punto que pusieron un divertido cartel que rezaba "Por favor, deja la tienda como estaba".
No hace falta que te digamos que el comercio fue un éxito, pero sobre todo nos dio una buena pista sobre la importancia de pasar a la acción. Pero ¿por qué las organizaciones se obsesionan con diagramas, presentaciones y largos documentos que nadie lee después? Les sucede lo mismo que a un empleado que se dedica a limpiar la bandeja de entrada de su correo electrónico: nadie puede discutirle que no esté trabajando, aunque tampoco esté produciendo realmente. Se encuentra atrapado en una zona de confort en la que no arriesga porque no se mueve, pero tampoco está jugando al tetris. Las empresas muy burocratizadas hacen lo mismo: al final, cubren el expediente al buscar la perfección con múltiples reuniones y diagramas, pero pierden la oportunidad de salir ya con el proyecto.
Deja de hipotetizar: que sea real
Aunque puedas creer inicialmente que un proyecto para que sea bueno hay que dedicarle muchas horas de planificación y estudio, no cabe duda de que la mejor escuela será ponerlo en funcionamiento y que sea la experiencia la que nos diga qué va bien y qué mal. Los autores de Rework insisten que con este enfoque tampoco se esquiva la calidad, lo que sucede es que no te centras en mejorar todo lo posible situaciones hipotéticas, sino que al ponerte a trabajar en un caso real, lo intentas hacer de la mejor manera posible. Como ves, son dos enfoques diferentes de una misma forma de afrontar el trabajo. Lo bueno de arrancar ya y sin dilaciones, es que no puedes permitirte el lujo de perder el tiempo en ficciones o casos hipotéticos, sino que te debes mover rápido e intentando no cometer errores.
No se trata, en definitiva, de demonizar el Power Point, sino racionalizar su uso. Cuando le medio de comunicar se convierte en el protagonista es la primera alarma que indica que algo va mal: no debe ser el medio, sino el propio mensaje el que cargue con el protagonismo. Y de hecho, mucho mejor que el mensaje es la propia acción la que debe estar en el centro de atención de todos. Si a una persona le pides que describa cómo fue el plato que más le gustó en la cena de ayer, se puede perder en diagramas y descripciones que cada uno descodifica de manera diferente, pero si sientas a todos en la mesa y les dices "probad", ahí no habrá posibilidad de errores ni tiempo que perder.