¿Te imaginas una organización o empresa sin reuniones? No ¿verdad? Nosotros tampoco. Reunirse es un sano hábito en el que se comparten impresiones y lo que es más importante, se alcanzan consensos tan necesarios en el día a día de la compañía. Ahora bien, a las reuniones les sucede como a tantas otras cosas de la vida: cuando abusamos de ellas se convierten en un extraño enemigo que penaliza las arcas de la empresa ¿eh? Sí. ¿Te has parado a calcular el coste de hora-trabajador invertido en reuniones improductivas?
No hay cálculos exhaustivos al respecto pero Sales Crunch se animó en su día a poner unos números sobre la mesa, y amigo, el asunto asusta: las cifras son de 2012 y tirando a la baja, pero el coste mensual de una reunión -cortita- para la empresa va desde los 1.000 dólares al mes hasta los 4.400, aunque estamos seguros de que esa cifra es en realidad muy superior, puesto que las reuniones por lo general, se eternizan.
Sabiendo que es un recurso caro ¿cómo organizar una reunión eficiente? Es fundamental tener en cuenta lo siguiente antes de pulsar sobre "enviar" en la convocatoria:
Coste: ¿Es realmente necesario convocar la reunión? Seamos sinceros, en muchas ocasiones se trata de un hábito en el que unos se zafan de problemas que recaen sobre los hombros de otros. Por otro lado ¿no puede alcanzarse el objetivo de la con un simple intercambio de correos electrónicos? Si tenemos en cuenta que estamos inmovilizando las agendas de puestos claves en la empresa y somos honestos como convocantes, seguro que somos más cuidadosos a la hora de convocar reuniones.
Asistentes: Reconócelo, es más habitual de lo que crees estar con la cabeza en otro lado en el transcurso de una reunión, o directamente hacer otra cosa con el ordenador o móvil no relacionada con la misma. Larry Page decidió acabar con el costoso lastre de contar con asistentes 'mudos', obligando a intervenir a todo el que fuera convocado, y quien no tuviera nada que decir, debía declinar la invitación. Muerto el perro, se acabó la rabia.
Duración: No hay nada peor que una reunión con hora de inicio pero sin hora de terminación. El ser humano tiende a eternizarse si no hay un horizonte claro, y si en Twitter exprimimos nuestro ingenio para decir lo máximo en 140 caracteres, en las reuniones debe suceder lo mismo y una hora, teniendo en cuenta el coste, debería ser suficiente si se han hecho bien las cosas previamente.
Guión y acta: Ese "hacer bien las cosas" mencionado pasa por invitar a los asistentes clave, pero también por dejar claros de antemano los objetivos de la reunión. Nada de vaguedades: al grano y punto por punto. Esos objetivos deben ser reflejados en un acta posterior con responsable y fecha estimada de cumplimiento. Y debe ser muy importante revisar las actas previas antes de dar comienzo a una reunión.
Cómo convocar una reunión
Hace unos días te explicamos cuáles eran las herramientas adecuadas para sacar el máximo provecho durante el transcurso de la reunión empleando dispositivos móviles. Pero hay otro problema adicional al que se enfrenta casi siempre el convocante: encontrar un hueco en las agendas de todos los asistentes. Es como intentar atravesar varias lonchas de gruyer con una aguja de punto sin tocar ninguna... Menos mal que la tecnología también llega al rescate para este complejo problema.
Una app, Magneto, daba un buen servicio a las empresas organizando en común las agendas, pero en una nueva actualización ha incorporado una nueva función que simplifica al máximo la convocatoria de las reuniones. Con ella y pulsando el botón "encontrar un hueco", el sistema se encarga de proponer una fecha y hora perfecta teniendo en cuenta las agendas de todos, con independencia del sistema que utilicen. Genial.