Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más utilizados por los usuarios. Si bien es cierto que tanto Outlook.com y Yahoo! Mail ofrecen servicios muy competitivos, Gmail les saca una importante ventaja que ha sabido mantener con sus pequeños, pero continuos, cambios y mejoras en el servicio que nos permiten gestionar mejor nuestra bandeja de entrada. Ayer, precisamente, Google incluía en Gmail los botones rápidos para que gestionemos los mensajes de manera más ágil y, siguiendo por esta senda, hoy ha mejorado la integración con Google Drive.
Dado que, para muchos usuarios, Gmail es el servicio de correo electrónico que usan como dirección personal y, por supuesto, también como correo profesional (incluyendo la versión de Google Apps para empresas); creo que vale la pena que dediquemos algunos minutos a conocer funcionalidades y recursos que Gmail pone a nuestra disposición para gestionar mejor nuestro correo electrónico.
Integración con Google Drive
Google gestiona sus servicios "como un todo" y cada vez es más normal que encontremos vínculos entre los distintos servicios que los de Mountain View nos ofrecen. Realmente, este tipo de cosas no deberían extrañarnos porque, con esa idea, Google modificó sus términos de uso para gestionar de manera unificada toda la información que manejaba sobre nosotros.
El pasado mes de mayo, Google decidió unificar el almacenamiento de Google Drive y Gmail bajo un mismo volumen de 15 GB; un espacio que podemos repartir como consideremos más oportuno y que, obviamente, podemos optimizar gracias a la integración existente entre Google Drive y Gmail.
Por un lado, para salvar la limitación de 25 MB en archivos adjuntos a un mensaje de correo electrónico, podremos subirlos a Google Drive y adjuntar enlaces a estos archivos en Google Drive en nuestros mensajes de correo. De hecho, no tendremos que andar copiando y pegando enlaces; la integración es natural y veremos en la ventana de redacción de mensajes un botón que nos permite acceder a Google Drive para seleccionar los archivos a adjuntar.
Por otro lado, hoy Gmail estrena una nueva funcionalidad relacionada con Google Drive; para optimizar espacio y organizar mejor la información, podremos almacenar directamente en Google Drive los archivos que nos adjuntan en los mensajes que recibimos. A partir de ahora, además de descargar los archivos adjuntos, también podremos mandarlos a Google Drive directamente.
Controlar la actividad de nuestra cuenta
Perder el acceso a nuestra cuenta de Gmail puede suponer una auténtica hecatombe y, evidentemente, en nuestra mano está evitar los accesos no autorizados o el robo de nuestra cuenta. Gmail nos ofrece un recurso, precisamente, para tener controlada nuestra cuenta y evitar este tipo de situaciones desagradables aunque, eso sí, no es algo que sea extremadamente conocido.
Si abrimos nuestra bandeja de entrada de Gmail, en la zona inferior derecha de la interfaz encontraremos, escrito en letra pequeña, un registro de uso de nuestra cuenta que nos indica cuándo fue el último acceso. Justo debajo de este texto encontraremos un enlace que nos ofrece un informe de actividad de nuestra cuenta en el que se listan los accesos realizados a la cuenta de Gmail, la dirección IP origen de la petición y donde, para accesos extraños, se indican alertas.
Gracias a este panel de control, los usuarios pueden ver si se han realizado accesos a una cuenta desde distintas ubicaciones geográficas (imaginemos un acceso casi simultáneo desde España y desde China, algo que sería sospechoso), cerrar remotamente sesiones de Gmail que hayamos dejado abiertas y, si se producen accesos extraños, Gmail nos avisará de manera proactiva.
Mejora la seguridad de tu cuenta
Hace un par de años, Google decidió mejorar notablemente la seguridad del acceso a nuestra cuenta e implementó la verificación en dos pasos; un método que además de usar el par usuario/contraseña también se vale del envío de un SMS a nuestro móvil con un código de acceso adicional (y, de esta forma, asegurarse que somos nosotros los que accedemos a nuestra cuenta y no un tercero que haya logrado hacerse con nuestra password).
Esta funcionalidad es altamente recomendable aunque, eso sí, es algo que debemos activar accediendo a nuestro perfil en Google en las opciones de seguridad porque la verificación en 2 pasos es algo que se extiende a todos los servicios que ofrecen los de Mountain View.
Respuesta automática
Aunque el correo electrónico es un sistema de "comunicación asíncrona" y, por tanto, no deberíamos esperar una respuesta inmediata a los mensajes que enviamos; hay mucha gente que se desespera si tardamos un poco en responder y, en ocasiones, es algo que nos puede originar algún que otro conflicto.
Si usamos nuestra cuenta de Gmail con fines profesionales, o bien usamos una cuenta de Google Apps para empresas, vale la pena que entremos en las opciones de configuración de la cuenta de correo y activemos la respuesta automática. Aunque nunca la hayas usado, seguramente, hayas recibido algún mensaje "en modo robot" que responde inmediatamente a un mensaje que mandaste y te indica que el destinatario está ausente, de viaje o de vacaciones y te remite a otra persona para tratar asuntos urgentes.
Un recurso que, a veces, es mejor activar y así evitar que nuestros clientes o compañeros de trabajo protesten porque no contestamos a sus mensajes.
Gestiona también tu agenda
Los usuarios que utilizan clientes de correo de escritorio, como Outlook o Thunderbird, suelen intercambiarse mensajes con convocatorias de reunión que, automáticamente, añaden citas a nuestros calendarios. Google también nos ofrece un servicio de calendarios (Google Calendar) y, evidentemente, era de esperar que se integrase con Gmail para facilitarnos las cosas.
En vez de tener que bajar los archivos ics con las citas y elementos de calendario que nos enviaban para subirlos manualmente a Google Calendar, desde el pasado mes de marzo, Gmail es capaz de interpretar esta información y, directamente, nos permite pasarla a Google Calendar.
La verdad es que vale la pena usar este recurso porque, de esta forma, nunca se nos pasará ninguna reunión a la que nos convoquen.
Atajos de teclado
Para los que quieran manejar Gmail aún más rápido y multiplicar su capacidad de gestión, el servicio de correo electrónico de Google nos ofrece algunos atajos de teclado que vale la pena conocer. En Gmail encontraremos dos tipos de atajos de teclado; por un lado, los que están activados por defecto y, por otro lado, los más avanzados que tendremos que activar desde la configuración de nuestro buzón de correo:
Control + Intro nos permite enviar el mensaje que tenemos en edición (un atajo destinado a que no tengamos que hacer clic sobre el botón enviar)
Control + . nos permite alternar entre la ventana principal de Gmail y el mensaje que tengamos en edición. Si tenemos varios mensajes o ventanas de chat abiertas, con esta combinación podremos pasar de una ventana a otra de manera secuencial.
Control + , tiene el efecto contrario al atajo anterior, sirve para pasar a la ventana anterior.
Control + Mayúsculas + c es un atajo que nos permite añadir destinatarios que recibirán una copia del correo (Cc) puesto que el cursor irá a parar, directamente, a este campo de la ventana de edición de mensajes.
Control + Mayúsculas + b es un atajo que nos permite añadir destinatarios ocultos; es decir, recibirán una copia del mensaje sin que lo sepan el resto de los destinatarios oficiales del correo (Bcc).
Control + Mayúsculas + f es un atajo que nos permite llevar el cursor al campo destinatario del mensaje que estamos editando y, de esta forma, añadir o quitar destinatarios del correo.
Y si echamos un vistazo a la configuración de nuestra cuenta y localizamos la opción Habilitar combinaciones de teclas, podremos activar algunas combinaciones de teclado más para convertirnos en un auténtico Gmail Ninja.
Automatiza la gestión
Si solemos recibir muchos mensajes, procesarlos puede ser una tarea tediosa (máxime si es algo que hacemos de manera manual). Google nos ofrece algunos recursos que nos permiten gestionar Gmail de manera eficiente y realizar algunas tareas de manera automática (ahorrándonos parte del trabajo).
Por un lado, el nuevo diseño de la bandeja de entrada de Gmail (y sus pestañas) nos ofrecen un primer filtro de mensajes al distinguir las "promociones" de las "notificaciones en redes sociales" o de los mensajes importantes. Esta "clasificación inteligente" puede ahorrarnos trabajo y, además, Gmail ha implementado un sistema de aprendizaje por lo que si movemos mensajes entre pestañas, el sistema es capaz de implementar nuevas reglas para que la próxima vez se clasifiquen bien.
El potente *filtro de spam** de Gmail también requiere de nuestras aportaciones y, en vez de borrar mensajes molestos, pasándolos a spam* también podremos mejorar las reglas de procesamiento automático. Además, para determinados mensajes automáticos, Gmail puede intentar la eliminación de nuestras suscripciones y, de esta forma, evitar que lleguen más mensajes no deseados.
Los filtros son también una buena opción para clasificar mensajes automáticamente; reglas adicionales que nos permite asignar etiquetas a mensajes, marcarlos como leídos, archivarlos o reenviarlos automáticamente, entre otras cosas. Podremos ajustar las reglas para procesar remitentes, asuntos, palabras contenidas en el mensaje (o aplicar la "lógica negada" y procesar aquellos que no contengan una palabra clave determinada) y, de esta forma, ahorrarnos algo de trabajo.
Y si todos estos recursos nos parecen insuficientes, IFTTT también nos puede ahorrar trabajo y, de paso, combinar algunos servicios con Gmail.