En los últimos años, el BYOD (Bring your own device) se ha convertido en una tendencia cada vez más común. Y, en cualquier caso, utilizar un smartphone para trabajar es algo cotidiano. Sin embargo, hacerlo no va a conseguir necesariamente aumentar la productividad y, en algunos casos, podría llegar a reducirla. Pero esto se puede evitar si se tienen en cuenta varios consejos y recomendaciones.
Sé ordenado
Puede parecer una perogrullada, pero es muy importante no olvidar el orden. Es decir, de nada sirve que los archivos con los que se tiene que trabajar estén siempre con nosotros si nos va a costar una eternidad acceder a ellos. Lo mismo ocurre con las aplicaciones que van a ser necesarias. Lo mejor es crear una pantalla de inicio exclusiva para todos estos elementos (en este sentido, Android ofrece más posibilidades de personalización) para no tener que perder tiempo en la búsqueda.
Con esta idea en mente también es muy importante diferenciar trabajo y ocio o vida privada. Tener acceso a distintas redes sociales y servicios de mensajería cerca de las herramientas de trabajo puede hacer perder la concentración muy fácilmente. Además, cabe la posibilidad de que el teléfono tenga que ser utilizado por un compañero y no es recomendable que pueda ver fotografías o mensajes no aptos para un ambiente laboral. Por el mismo motivo, es una muy mala idea instalar servicios como Facebook Home.
Hay algunos teléfonos (el ejemplo más notable es BlackBerry Z10 que comienzan a incluir por defecto la opción de tener dos perfiles dentro de un mismo teléfono. Esto, obviamente, simplifica de forma considerable la tarea.
Haz copias de seguridad
De nuevo, algo que puede parecer evidente, pero que conviene recordar. Si en un teléfono normal ya es básico hacer copias de seguridad (especialmente antes de actualizar el sistema operativo), en uno que se usa para trabajar es primordial.
En este sentido, el hecho de que estos dispositivos estén conectados prácticamente siempre a Internet da cierta tranquilidad. Trabajar con documentos que se guardan en la nube de forma automática reduce las posibilidades de perder el trabajo realizado, pero no hay que olvidar que puede ocurrir de todo y que habrá muchas ocasiones en las que no haya cobertura o acceso a redes WiFi. Normalmente es muy molesto descubrir que no se ha enviado un correo, pero en un ambiente laboral puede llegar a ser un problema muy serio.
Y, por supuesto, no hay que olvidar la seguridad en sí misma. Desde un teléfono es posible acceder a redes sociales, correos electrónicos, banca en línea o servicios de mensajería, así que siempre hay que elegir un código de bloqueo. A poder ser, por muy cómodos que resulten los patrones de desbloqueo, numérico o de contraseña.
De todos modos, nunca está de más incluir capas de seguridad adicionales, como aplicaciones para ocultar archivos. Por otro lado, nunca está de más utilizar servicios para localizar dispositivos perdidos, publicar mensajes en la pantalla de forma remota o, llegado el caso, formatear el terminal. Apple, por ejemplo, incluye Find My Phone en todos sus teléfonos y tabletas y su uso es gratuito, así que no hay ningún motivo para no activarlo.
Elige bien tu teléfono
Como hemos visto, cada sistema operativo tiene unas características propias que hay que conocer, especialmente si se va a adquirir un nuevo teléfono. Y con el hardware ocurre exactamente lo mismo. En general, todos los terminales aportarán más o menos lo mismo, pero el trabajo para el que vayan a ser utilizados puede hacer que las pequeñas diferencias sean mayores de lo que parecen a primera vista.
En principio, son dos los elementos a tener en cuenta: duración de la batería y potencia del procesador. La primera es especialmente importante en los casos en los que sea necesario disponer del teléfono en todo momento, mientras que la segunda tendrán que tenerla en cuenta quienes necesiten realizar tareas más complejas.
No obstante, tampoco hay que obviar otras características, como la cámara o la resistencia del equipo a condiciones adversas, siempre en función del trabajo de su dueño. Eso sí, sea cual sea el smartphone elegido, no hay que olvidar que no será el mejor en lo que hace. Es decir, por muy buena que sea su cámara, nunca superará a una profesional y difícilmente será tan cómodo escribir como lo sería en un teclado.
Desconecta
Aunque usar un smartphone para trabajar tiene la enorme ventaja de estar disponible en prácticamente cualquier lugar y momento, esto no quiere decir que sea lo recomendable. No siempre se podrá responder a las necesidades con precisión y en muchos casos es mejor no hacer algo que hacerlo mal.
Por mucho que quieras, si te acabas de despertar o si estás de fiesta, no vas a rendir como deberías, así que si no es imprescindible, no te extralimites. En tu bolsillo ha un dispositivo que también te puede ayudar a delegar, así que no temas hacerlo.
Y, sobre todo, hay que comprender que hay un tiempo para el ocio y otro para el trabajo. Tener cerca la herramienta que se usa en el día a día laboral no significa que la jornada se deba extender las 24 horas del día. Es cómodo y sirve para apagar fuegos puntuales, pero no se tiene que convertir en un grillete.