A la hora de trabajar en un grupo, la lista de tareas se puede volver alargada y complicada. Para ayudarnos con esto, tenemos diferentes herramientas de productividad y trabajo colaborativo que cada día se vuelven más populares. En esta oportunidad, hemos probado la herramienta Teambox, que nos permite crear tareas, documentos y más, combinando las cosas más geniales de otros productos como Evernote, Google Docs, y más.
¿Qué es Teambox?
Se trata de una aplicación basada en la web que nos permite organizar tareas y documentos para mejorar el trabajo de un equipo. Por si no nos habíamos dado cuenta. El “box” del título también se refiere a la posibilidad de almacenar documentos como imágenes, archivos, y más, dentro de un proyecto.
Con una cuenta gratuita, podemos acceder a la posibilidad de tener hasta 5 proyectos, sumando hasta 5 miembros del equipo. Cada miembro del equipo puede tener diferentes roles, como administrador, y participante. Dependiendo de estos roles podrá hacer determinadas cosas en Teambox, y no podrá hacer otras.
Para poder sumar más personas a nuestros proyectos, y aumentar la cantidad permitida que tenemos, podemos elegir entre una cantidad importante de planes de precios que se pueden ajustar a nuestras necesidades. Hablaremos de esto en breve.
Uno de los aspectos más interesantes que tiene Teambox es la posibilidad de tener archivos en la nube y la posibilidad de editarlo de forma colaborativa con otros usuarios del proyecto. Para esto, está sincronizado con Google Docs para trabajar directamente, y también con Dropbox. Además, podemos subir archivos individuales al mismo Teambox, sin necesidad de recurrir a otro servicio.
Uno de los añadidos más interesantes de las nuevas versiones reside en las Teambox Notes, que tomando la inspiración de Evernote nos permiten compartir notas no solamente con las personas que estén trabajando dentro de nuestro mismo proyecto, sino también con clientes y otros interesados.
Panorama de la interfaz
Notaremos apenas nos metemos en Teambox que tenemos la posibilidad de un proyecto. Cuando lo hacemos, nos encontraremos con una página principal y también con una barra lateral donde podremos explorar todas nuestras opciones. En “Actividad Reciente” veremos cuáles fueron los cambios más recientes que se hicieron en el proyecto, no solamente por nosotros sino también por nuestros compañeros.
En “Conversaciones” podemos encontrar los diferentes mensajes que nos dejamos con otros usuarios. Esto sirve como una vía de comunicación alternativa, donde se pueden comentar detalles del proyecto, fechas límite, y más. Se pueden crear diferentes conversaciones dentro de un mismo proyecto, en las cuales pueden participar todos. En cada conversación, además, se pueden adjuntar documentos de Google Docs.
Luego, en “Tareas”, tenemos la lista de tareas. Lo bueno de este apartado es que nos permite reordenar prioridades, no solamente asignar la tarea a una persona y olvidarnos. Las tareas completadas también se pueden ver, pero son apartadas una vez que se seleccionan para mejorar la concentración del resto del equipo.
Además de conversaciones, también podemos crear “Notas” rápidamente, donde podemos sumar más información, gracias a un editor de texto WYSIWYG que nos permite dejar asentadas tareas sin demasiado problema. Nuevamente, todas las tareas pueden ser accedidas por el resto de los usuarios.
Finalmente, la parte que más nos interesa, el apartado de “Archivos”. Aquí podremos agregar dos cosas: documentos de Google Docs, que se pueden acceder directamente desde Teambox, y otro tipo de archivos directamente desde nuestro ordenador. Los archivos quedarán almacenados en Teambox, ocupando parte del espacio que tenemos asignado, así que usar las opciones de almacenamiento en la nube que nos ofrecen no es mala idea. Ahondaremos más sobre esto en breve.
Creación de tareas
Para poder crear una tarea nueva, tenemos que hacer clic en el apartado de Tareas en la barra lateral, donde tendremos varias opciones. Crear una nueva Lista de Tareas, reordenar la lista de acuerdo con prioridades, y hacer un filtrado de tareas para ver solamente algunas. Cuando queremos crear una nueva lista de tareas tenemos que seleccionar la opción de Nueva, donde se nos aparecerá una pequeña ventana con esta información:
Dentro de las opciones que tenemos para agregar información a la lista están:
Nombre Fecha de inicio Fecha de finalización Template
Un template es una lista de tareas comunes que usualmente suceden cuando estamos comenzando con un proyecto nuevo. En lugar de tener que crearlas una y otra vez, podemos crear un template para usarlo.
Una vez que tenemos una lista de tareas, podemos comenzar a crear las tareas individuales ingresando a la lista. Para hacer esto, tenemos que hacer clic en el botón de Nueva Tarea que se encuentra en la parte inferior de la lista de tareas. Nuevamente, las opciones que tenemos para rellenar son:
Título Descripción, con estados de la tarea, detalles, etc. Estado (aquí se asigna a la persona encargada de la tarea) Fecha de entrega
Además de esta información, podemos adjuntar archivos de Google Docs, pedir notificaciones, agregar opciones de privacidad para que solamente algunos usuarios puedan verla, y finalmente adjuntar un documento directamente en Teambox.
Subida y edición de archivos
Hasta ahora, las opciones para la creación de tarea, y de conversaciones, son muy interesantes, pero no le dan a Teambox un valor agregado que nos pueda llegar a elegirla por sobre otras herramientas. Pero en este caso, la sincronización con Google Docs (ahora Drive) y Dropbox es algo fundamental. Nos permite no usar demasiado del almacenamiento propio que nos da Teambox, y además acceder a los documentos en cualquier otro momento.
Si queremos usar la subida de archivos de Teambox, podemos hacerlo desde cualquiera de las opciones que tenemos (conversaciones, tareas, etc) y tener un lugar centralizado desde donde poder acceder a nuestros archivos si es que alguna vez los necesitamos nuevamente de forma individual. Tendremos la opción de ingresar directamente a los archivos que fueron adjuntados desde Google Docs.
Finalmente, la sincronización con Dropbox es lo que realmente le da un valor agregado al manejo de los archivos en Teambox. Si estamos trabajando en un documento de forma local, podemos subirlo a Dropbox en lugar de a Teambox, y será lo mismo porque los archivos se actualizan en tiempo real y los archivos se sincronizan de forma automática, sin necesidad de intervención del usuario, cada cinco minutos.
La sincronización con Dropbox solamente está disponible para cuentas de pago, pero es más que un incentivo para comprarlo.
Notificaciones
Uno de los aspectos más débiles de Teambox es su sistema de notificaciones. Probamos la herramienta como equipo pero muchas de nuestras acciones quedaron perdidas porque no recibimos una notificación de que alguien había hecho un cambio. Cada notificación tiene que ser configurada de forma manual para que el usuario la reciba, exceptuando, por ejemplo, tareas que tienen que ser completadas en el día (una notificación muy útil, por cierto) o nuevas conversaciones o respuestas.
Configuradas correctamente, lo que puede llevar un tiempo, las notificaciones pueden ser bastante útiles. Sería ideal que estuviesen configuradas de forma automática, para que el usuario pueda decidir qué notificaciones no recibir, y no al revés. Pero se puede resolver fácilmente.
Precios
Como adelantamos, las opciones de precios son amplias y nos permiten acceder a servicios como la sincronización con Dropbox, que es fundamental. Igualmente, el plan gratuito es excelente y no escatima funcionalidades, como bien podría suceder. Tener la posibilidad de tener 1GB y 5 proyectos abiertos al mismo tiempo es genial. Ahora bien, si realmente le queremos sacar el jugo a Teambox podemos adquirirlo de varias formas.
El precio de cada plan depende de la cantidad de personas que queremos trabajando en nuestro equipo. En esencia, las funcionalidades que podemos comprar en Teambox, en todos los planes, son:
Proyectos ilimitados Almacenamiento ilimitado de archivos Integración con Dropbox Chat grupal
Los precios pueden ser personalizados si nos contactamos directamente con Teambox, así que si les interesa pueden escribirles. En cuanto a los planes estándar, las opciones son las siguientes (en dólares):
1 a 5 usuarios - $20 mensuales 6 a 10 usuarios - $40 mensuales 11 a 15 usuarios - $60 mensuales 16 a 25 usuarios - $100 mensuales 26 a 40 usuarios - $160 mensuales 41 a 75 usuarios - $240 mensuales * 76 a 100 usuarios - $300 mensuales
Conclusiones
Las opciones de herramientas de productividad en el mercado son muchas, pero Teambox nos ofrece una variedad importante de funcionalidades para asegurar un trabajo prolijo. La posibilidad de comunicarnos al instante con el resto de los miembros del equipo, y fundamentalmente de sumar documentos, es importante. Es su valor diferencial. Es cierto que podrían trabajar mejor en el sistema de notificaciones, pero no le quita todas las cosas útiles que nos ofrece. Aún si deseamos usar la cuenta gratuita, tiene mucha utilidad porque, como dijimos, no escatima las funciones para que compremos.
