Nuestra Guía definitiva de productividad en el iPad vuelve con una nueva edición. Tras repasar la automatización de tareas y la organización, ahora será el turno de los documentos. Gestión, visualización y creación de diferentes tipos de documentos serán los temas a tratar, aunque dejaremos para un artículo aparte los procesadores de texto. Como siempre, hablaremos de grandes aplicaciones, en un área en la que el iPad destaca especialmente por su gran movilidad y excelente pantalla.
La movilidad es un gran punto a favor del iPad en la gestión de documentos
En esta Guía de productividad en el iPad hemos comentado en alguna ocasión que el iPad no es un sustituto de nuestro Mac, si no un dispositivo diferente que nos aporta otras ventajas. Su movilidad es claramente un gran punto a favor a la hora de trabajar fuera de casa con documentos, pero dentro de casa también es tremendamente útil como segunda pantalla.
iOS 8 nos ha traido novedades muy interesantes en este sentido, sobre todo iCloud Drive y Document Picker. iCloud Drive es un gran añadido, en tanto que nos permite tener accesibles todos nuestros documentos de iCloud desde cualquier aplicación. Document Picker es algo similar para servicios de terceros, de forma que podremos usar Dropbox u otros proveedores directamente para importar archivos en las aplicaciones.
Por último, no podemos olvidarnos de las extensiones, que han reducido tremendamente los pasos y la fricción de la comunicación entre aplicaciones. Aunque hablaremos más adelante de ello, los chicos de Readdle nos muestran bastante bien la comunicación entre aplicaciones en este vídeo.
Documents 5
Toda mi gestión de documentos pasa por Documents como nexo común
En nuestra tercera edición de La guía definitiva de productividad en el iPad empezaremos hablando del gran rey actual de la gestión de documentos en iOS: Documents. Ya hemos hablado en alguna ocasión de Documents, una aplicación que literalmente debería venir preinstalada en cada iPad.
Muchos de vosotros me diréis, ¿un gestor de documentos?, ¿no se suponía que la era post-PC se aleja precisamente de esos conceptos?. Hace unos años, los gestores de documentos no eran realmente útiles en iOS más allá de su función para visualizar cualquier tipo de documento; por decirlo de algún modo, la gestión de archivos estaba descentralizada, dependía de cada aplicación en concreto. Los servicios de almacenamiento en la nube acentuaron esta situación en cierta medida, puesto que en Dropbox o Drive almacenamos toda clase de archivos, y no es nada productivo cambiar de aplicación constantemente.
Es aquí donde nace la gran ventaja de Documents: centralizar todos los servicios de almacenamiento en la nube (Dropbox, Drive, Box, OneDrive, etc) permitiéndome trabajar de forma cómoda y desde una sola aplicación con todos esos documentos. La mejora en la productividad en el iPad es clara ahora: Documents es mi Finder en iOS.
Es el lugar donde guardo y accedo a mis apuntes de clase (en la carpeta de Pages de iCloud Drive), las presentaciones de los profesores (almacenadas en Dropbox) o los documentos compartidos en Drive. Todo desde una sola aplicación, con un bonito diseño y una gran experiencia de uso.
De hecho, esto enlaza con el siguiente punto a comentar: iCloud Drive. Desde que llegó iOS 8 escucho a muchos usuarios pedir una especie de Vista Previa en iOS para todos los archivos de iCloud Drive. Ya ha habido algunas filtraciones al respecto, y mi apuesta es que finalmente la veremos, pero de momento, lo más parecido es Documents.
Hemos comentado que la primera gran ventaja de Documents era centralizar los servicios en la nube para no tener que acudir a la aplicación oficial de cada servicio, pero además es una herramienta mucho más potente. Documents nos permitirá opciones básicas con los archivos como copiar, combinar, renombrar o comprimir en zip; pero la verdadera clave llega a la hora de la gestión: podremos añadir etiquetas de colores, crear carpetas o destacados, lo cual será muy útil para categorizar una gran cantidad de archivos.
Documents tiene más aspectos interesantes para la productividad en el iPad como un navegador integrado que podremos usar para descargar cualquier tipo de archivo, sincronización con la versión para iPhone a través de iCloud, bloqueo con contraseña o integración con el resto de aplicaciones de Readdle a través de los Complementos. De forma resumida, si tenemos por ejemplo PDF Expert o Printer Pro desbloquearemos todas sus funciones directamente en Documents.
Por último me gustaría comentar dos detalles clave en la experiencia de usuario para mí: el primero es que podremos mover documentos simplemente arrastrándolos y el segundo es la sincronización bidireccional con Dropbox, que sincronizará automáticamente cualquier cambio con el servicio.
Lo decía unas líneas más arriba, Documents es imprescindible en el ámbito de la productividad en el iPad, más aun siendo gratuita, y una gran ayuda a la hora de realizar trabajo real en la tablet. Si queréis leer más sobre esta joya, podéis echar un vistazo a nuestro análisis.
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PDF Expert 5
Nuestra segunda aplicación de esta edición de La guía definitiva de productividad en el iPad es PDF Expert 5, el que probablemente sea el mejor gestor de archivos PDF en la App Store. Readdle también está detrás de esta pequeña joya, por lo que su diseño general y las opciones de gestión de archivos son prácticamente iguales (con todas las ventajas comentadas en el apartado anterior), pero donde reside el factor diferenciador de PDF Expert 5 es en su lector/editor de archivos PDF.
Si simplemente queremos leer un archivo, PDF Expert 5 tiene una bonita vista a pantalla completa que dejará absolutamente toda la pantalla disponible para leer. Podremos elegir si preferimos el scroll horizontal o vertical, o dependiendo del ambiente un tema claro, sepia u oscuro. En este apartado, un aspecto interesante es que PDF Expert 5 tiene función de texto a voz.
Continuando con sus funciones, por supuesto podremos realizar búsqueda de texto, pero además integrará opciones para buscar en Google o Wikipedia. En el modo previsualización de las páginas podremos realizar alguna edición del documento como reordenar páginas, añadir nuevas, borrarlas, extraerlas o rotarlas. Como el resto de funciones de esta aplicación, la sencillez es una de sus máximas.
Entrando en detalle sobre las posibilidades de edición, PDF Expert 5 nos permite hacer dibujos, añadir texto o formas, subrayar el texto, añadir anotaciones, sellos o firmas. Estas opciones cubren las principales funciones que necesitaremos en un archivo PDF, pero de nuevo, la clave es la facilidad de uso.
Una barra de herramientas lateral nos permitirá elegir rápidamente entre estas funciones, u horizontal si nos resulta más cómoda para aprovechar más pantalla. Subrayar es tan sencillo como desliza nuestro dedo por encima de las palabras, con una conveniente lupa que ampliará el texto para mayor comodidad.
PDF Expert es una aplicación desktop-class para visualizar, gestionar o editar documentos PDF
Mención a parte merece el modo Markup, que nos permitirá editar los archivos PDF como si de un documento plano se tratara. A la hora de añadir texto podemos escribir a mano alzada, con una función de lupa que ampliará el texto para que nos resulte más cómodo.
Comentaba al principio de este artículo que el iPad es un buen dispositivo para gestionar documentos, y no se me ocurre mejor ejemplo que PDF Expert 5. Toda mi gestión, lectura y edición de documentos PDF para por esta aplicación y el iPad, mi Mac es totalmente imprescindible en esta función. Y no solo eso, si no que la edición es mucho más cómoda que en cualquier aplicación de escritorio.
Si os habéis quedado con ganas de un análisis más profundo, podéis echar un vistazo a nuestro artículo, pero creedme, PDF Expert 5 es vuestra mejor aliada para los archivos PDF.
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MindNode
MinNode es lo más parecido a crear un esquema con papel y bolígrafo que encontraréis en la App Store
Nuestro siguiente apartado en esta Guía definitiva de productividad en el iPad son los mapas mentales, y cuando se trata de mapas mentales, la reina es MindNode. El diseño es sin duda uno de los aspectos que más destacan de MindNode, un diseño sencillo, sin recargar la interfaz de elementos innecesarios y con el máximo espacio disponible para lo verdaderamente importante: el contenido. MindNode tiene probablemente el diseño más limpio de todas las aplicaciones de esta categoría.
A la hora de crear esquemas o mapas mentales, MindNode nos permite elegir entre varios estilos predefinidos, muy llamativos y suficiente para la mayoría de usuarios, pero también nos ofrece la posibilidad de crear estilos personalizados a nuestro gusto.
MindNode entiende perfectamente qué es un iPad, y en vez de añadir una larga lista de funciones, una interfaz complicada y recargar, se centra en lo verdaderamente importante: permitirnos crear esquemas de la forma más eficiente posible, como si estuviéramos usando un papel y un bolígrafo.
Podemos olvidarnos del formato para añadir nuestras ideas sin preocuparnos del resultado
Su distribución inteligente tiene gran parte de esta responsabilidad, ahorrándonos el trabajo de ajustar la disposición de los distintos nodos y flechas. MindNode se encargará automáticamente de ello, y además una pantalla táctil es mucho más cómoda para esta tarea que un ratón.
Hay un escalón más, MindNode tiene una buena lista de atajos de teclado, por lo que podremos crear todo un mapa de ideas sin levantar los dedos del teclado. Esto no aporta solo la comodidad de no tener que pulsar constantemente la pantalla, si no que la eficiencia es tremenda. También podréis hacer uso de gestos, tal y como comentaba mi compañero Asier en la actualización 3.5.
La versatilidad y facilidad de uso son los estandartes de MindNode
Un último aspecto interesante es el inspector, una función que nos mostrará todos los nodos a modo de esquema, y que será una gran ayuda para simplificar los mapas de ideas más complejos.
Podremos usar MindNode para organizar las ideas de una reunión, el esquema de un trabajo, una lluvia de ideas o en este caso para tener el esqueleto de nuestra Guía definitiva de productividad en el iPad. MindNode es una gran muestra de productividad en el iPad, y es lo más parecido a crear un esquema con papel y bolígrafo que podréis encontrar.
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Scanbot
Por último, Scanbot cierra esta tercera edición de La guía definitiva de productividad en el iPad como nuestra elegida a la hora de convertir nuestro iPad en un escáner portátil. La gran combinación entre un diseño atractivo y simple, una gran precisión como escáner y opciones para hacer muy ágil todo el proceso hacen que Scanbot sea el sustituto perfecto para vuestro viejo escáner.
Las dos máximas en la experiencia de uso de Scanbot son velocidad y sencillez
Comenzando por el diseño, Scanbot tiene una interfaz atractiva, con unos colores llamativos, pero lo importante es su simplicidad. Sin una interfaz recargada, sin opciones innecesarias, nada más abrir Scanbot la cámara estará disponible para empezar a escanear.
En este modo escáner, Scanbot será suficientemente inteligente como para detectar parámetros como la luminosidad o los bordes para tomar automáticamente la fotografía. Una función muy interesante es el modo infinito, el cual nos permitirá tomar imágenes de forma continua, y será de gran ayuda para los documentos con muchas páginas.
El siguiente paso es ajustar los filtros o recortarla, y por último exportarla. Scanbot tiene soporte para los principales servicios de almacenamiento en la nube, incluyendo Dropbox, Drive, OneDrive o incluso Evernote; además, por supuesto de iCloud Drive. Una opción interesante es la carga automática en estos servicios que nos ahorra unos cuantos pasos si somos usuarios intensivos.
Aun podemos ir más allá, desbloqueando las características Pro (4,49€ mediante compras integradas) podremos hacer uso de OCR para poder editar el texto posteriormente, elegir entre varios temas o crear patrones para los nombres de los archivos.
Scanbot es probablemente la mejor opción si queremos usar nuestro iPad a modo de escáner, y aunque no es un ejemplo tan claro de aplicación desktop-class, si pensáis cómo de tedioso era el proceso de escalera un documento hace unos cuantos años os daréis cuenta de su gran utilidad.
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