Sin duda parte importante de las actividades que realizamos en nuestra vida cotidiana se encuentran afectadas enormemente con el desarrollo de la tecnología. Actividades como ir al cine o a comer a un restaurante, hoy se vuelven impensables si no tenemos a la mano el móvil para publicar fotografías en nuestras redes sociales. Y como dicen por ahí "si no lo publicaste en Facebook, no sucedió".
Pero no todo es malo, el contar con un dispositivo móvil nos ha permitido organizar en un solo lugar muchas de las actividades que realizábamos a través de otros medios físicos. Los documentos digitales no solo nos han permitido reducir la sobrecarga de papel en las oficinas, también han contribuido a reducir costos y a aumentar la productividad de las organizaciones, pues mantener organizados los documentos digitales nos permite encontrar rápidamente aquello que estamos buscando.
Sin embargo, este principio no solo debe aplicarse al trabajo de la oficina, como personas normales vamos por la vida acumulando papeles que bien podrían dejar de ocupar tanto espacio en nuestros hogares. Si te interesa esta idea puedes revisar el siguiente enlace con algunas ideas al respecto.
La lista que te presentamos a continuación engloba algunas aplicaciones que podríamos utilizar para reducir nuestro consumo de papel en aspectos muy generales de nuestra vida diaria.
1. Evernote
El consentido de muchos. Evernote es una herramienta muy útil para organizar cualquier cosa. Esta aplicación permite crear notas y documentos completos, capturar fotografías y crear presentaciones rápidas a partir de tus propias notas. Con Evernote podrás digitalizar muchos documentos (diplomas, certificados, credenciales, etc.) para encontrarlos fácilmente a través de las etiquetas que los identifican. Es útil para crear listas de tareas o tomar nota de esos pequeños detalles que a veces se nos escapan por no tener papel y lápiz a la mano. En Bitelia hemos escrito mucho sobre el tema, así que puedes darte una vuelta para revisar otras formas de aprovechar todas las ventajas que Evernote nos ofrece.
2. Scanner Pro
Con Scanner Pro no necesitarás de costosos equipos para digitalizar tus documentos, ya que podrás hacerlo por solo $2.99 directamente desde tu smartphone. Con esta aplicación podrás capturar fotografías de recibos, pedazos de papel, invitaciones, tarjetas y cualquier otro documento que se te ocurra. Scanner Pro incorpora algoritmos especiales para procesar tus fotografías, eliminar sombras y enfocar el documento correctamente para poder guardarlo en formato PDF. Después será muy sencillo imprimirlos, enviarlos por email o guardarlos en algún servicio en la nube.
3. Google Drive
Después de haber escaneado todos tus documentos importantes es hora de almacenarlos en un lugar seguro. De las memorias USB olvídate, porque son las que más riesgos tienen de contraer un virus y de perder por completo tu información. El disco duro de tu ordenador parece un lugar seguro para guardar algo importante, pero al final de cuentas también son cacharros que pueden fallar. Por ello, la recomendación es utilizar servicios de almacenamiento en línea que incorporan la funcionalidad de sincronizar tu información entre tus diferentes dispositivos y de acceder a ella desde cualquier sitio.
Google Drive es de esas aplicaciones que me encantan porque no tengo que crear cuentas extras para poder acceder. Me permite almacenar hasta 15Gb y compartir documentos en todos mis dispositivos móviles desde cualquier lugar y en cualquier momento.
4. DropBox
Dropbox utiliza la misma dinámica de uso de Google Drive para el almacenamiento de archivos en la nube. Es multiplataforma, esto quiere decir que es compatible con equipos de escritorio (Windows, Mac OSX, Linux) y dispositivos móviles (Android, iOS, Windows Phone, BlackBerry). Para utilizar este servicio sí es necesario crear una cuenta y existen algunos planes de pago. La cuenta gratuita ofrece un espacio de almacenamiento de 2Gb, la cuenta Pro de 1Tb y la cuenta Business puede ofrecer hasta 5Tb.
Los archivos almacenados en Dropbox pueden compartirse con otros usuarios y recuperarse fácilmente en caso de ser borrados. La subida de archivos a través de la página web permite archivos de hasta 300Mb.
5. DocuSign
DocuSign es una herramienta que nos permite firmar documentos de manera electrónica y enviarlos fácilmente a cualquier persona. Utiliza DocuSign en tres sencillos pasos: 1. sube tus documentos (DOC, PDF y otros) desde tu ordenador o desde servicios como Google Drive y Dropbox; 2. añade los nombres y correos electrónicos de las personas que deben firmar el documento; y 3. arrastra y suelta las etiquetas y campos que se deben rellenar o firmar, da clic en enviar y listo.
Para firmar tus documentos, DocuSign te permite crear una firma con el ratón, cargar desde tu ordenador una firma escaneada o firmar simplemente con tu nombre agregando un estilo personalizado; mediante la aplicación del móvil también es posible crear una firma tocando la pantalla con la punta de tus dedos. Independientemente de la opción que elijas, cada documento es asociado a un identificador único para indicar que fue firmado por ti.
6. iFax
iFax es una aplicación que permite enviar fácilmente un fax desde tu teléfono inteligente o PC y seleccionar plantillas para personalizarlos. También puedes añadir el logotipo de tu empresa y firmar los documentos para darle un toque más profesional. Manda faxes a cualquier parte del mundo y recibe notificaciones o correos electrónicos cuando recibes nuevos. Abre documentos desde tu correo electrónico o tu cuenta de Dropbox, fírmalos, haz anotaciones, coloca sellos y envíalos de nuevo sin necesidad de utilizar una sola hoja de papel.
7. Amazon Kindle
Aunque un libro digital nunca podrá reemplazar ese olor tan característico de los libros impresos, en ocasiones es mucho más cómodo transportarlos y leerlos a través de un dispositivo electrónico. Amazon Kindle es una aplicación disponible para casi cualquier smartphone o tableta, que te permite leer los libros que hayas comprado en Kindle.
La aplicación de Amazon Kindle permite guardar automáticamente la última página que hayas leído y sincronizarla en tus otros dispositivos.
8. Flipboard
Personalmente nunca le encontré sentido a comprar suscripciones a revistas, pero hay gente sí tiene esta costumbre, a pesar de que sea una de las peores maneras de acumular papel. Generalmente una revista se lee y se guarda y muy de ves en cuando otra persona la hojeará. Por ello Flipboard es una muy buena alternativa para seguir comprando suscripciones a revistas sin el evidente problema del consumo de papel.
Gracias a su interfaz de tipo revista, Flipboard ha logrado cautivar a sus usuarios manteniéndolos al tanto de las noticias que más les interesa, porque también puede funcionar como un novedoso lector de feeds.
9. Todoist
¿Quién recuerda las agendas? Sí, aquellas pequeñas libretas que se cambiaban cada año y en las que anotábamos las actividades o cosas que había que realizar en una fecha determinada. Pues, muchos ya no las recuerdan porque ahora hay variedad de aplicaciones disponibles que logran integrar todas las funcionales de las agendas físicas y muchas otras más.
Todoist es una aplicación para gestionar tareas. Permite dividir proyectos grandes en subproyectos y establecer fechas límites para completarlos más fácilmente. Incorpora notificaciones y recordatorios, y permite agregar etiquetas y filtros para dar contexto a tus tareas. Existe la posibilidad de iniciar sesión con una cuenta de Google y se integra perfectamente con Dropbox y Google Drive.
10. RealtimeBoard
Como docente es común utilizar grandes cantidades de hojas de papel para apoyarme a preparar mis clases y hacer anotaciones para recordar o explicar cierta información. Usualmente esta preparación la hago en hojas recicladas, pero existe otra manera de aprovechar los dispositivos móviles, esto es instalar aplicaciones como RealtimeBoard.
Esta aplicación es muy útil para educadores en general porque permite integrar muchos elementos (texto, imágenes, dibujos y notas) en una pizarra digital para trabajar de forma colaborativa. Dentro de la pizarra tendremos herramientas para agregar elementos conforme los vayamos necesitando. Una vez finalizado es muy sencillo obtener la URL de la presentación, guardarlo en el ordenador o incrustarlo en un sitio web. RealtimeBoard es útil para realizar dinámicas de lluvia de ideas o para trabajar en la construcción de mapas conceptuales.